結成や創業・創立から周年の節目に実施する催しとして行う、「記念式典」や「記念レセプション」。組織の成長や成果を祝い、関係者との絆を深める大切な催しです。

開催について、企業では担当部署が決まっており、過去の展開実例やデータの他、企業風土を反映する情報が継承されているケースが多くみられます。
それに対し、労働組合の場合は、10年継続して組合執行部・役員をされることはさほど多くないことから、企画・運営担当（実行委員など）となった方々がまず心配されるのが、「どのように計画し、当日までどう準備を進めるか?」ではないでしょうか?

そこで、記念式典・レセプションの企画・運営する際のプロセスやスケジュールをまとめてみます。

式典やレセプションの企画・運営のステップ

　①開催日の決定					　　　1年前から
　②人数規模の概算					　　　1年前から
　③会場確保（見積依頼）				　　　1年前から
　④招待者＜来賓＞の検討				　　　1年前から半年前まで
　⑤招待者決定、名簿作成等				　　　3カ月前
　⑥式次第案の作成					　　　3カ月前
　⑦会場との打ち合わせ				　　　3カ月前
　⑧案内状作成・発送					　　　2カ月半前から1ヵ月半前
　⑨案内状返信締め切り（出席者決定）		　　　1カ月前
　⑩席次・次第決定					　　　1カ月前から
　⑪各種ツール （プログラム・胸章リボン等）作成　1カ月前から
　⑫最終打合せ						　　　1週間前

その他の検討項目

式典やレセプションの運営については、上記のステップを目安に進めていかれるとよろしいと思います。次第（内容）の吟味は大切ですが、費用面を大まかにでも把握しておくことはとても重要です。
そして、費用を検討する際の重要項目、費用を左右するポイントは参加者人数の他、以下となります。

・料理の提供スタイル

式典形式の場合は食事を伴わないケースもありますが、レセプション形式の場合、着席か立食か、コース料理かブッフェスタイルか?　が費用に関わってきます。

・余興を実施する、しない

歓談中、参加者を楽しませたり、場を和ませたりする役割を担う余興。演目は参加者のプロフィール、予算を考慮して選ばれるとよろしいと思います。
大きな目玉となりますが、それなりの費用が必要ですので、綿密な検討が必要です。

 【余興のジャンル】
　・お笑い・・・・・プロによる漫才やコント
　・ものまね・・・・タレントによる歌まねや形態模写
　・マジック・・・・マジシャンによる大がかりなマジックは舞台映えします
　・ビデオメッセージやヒストリー動画（スライドショー）
　　　・・・資料をお預かりし、当社がオリジナル　制作します
　・その他（当社実績から）
　　　・・・マグロ解体ショー、ブラスバンド演奏、弦楽四重奏、書道パフォーマンス

実施については、当社がタレントへのアプローチから当日の実施までをフルサポートいたします。

ここまで、式典やレセプションの実施に関するプロセスをまとめてきましたが、式典・レセプションを成功裏に導く大切なポイントは、「来賓をはじめ参加される方々に、主催者として何を伝えたいか」ではないでしょうか?
しきたりや形式を大切にしたうえで、主催者としての思いを表現することが大切だと考えます。
そこを計画の柱として明確にすれば、料理スタイルも余興の実施についても、必然的に答えが出てくるはずです。

労働教育センターは、「労働組合の視点」から、周年記念式典やレセプションの企画・運営をサポートしています。