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開催日の決定
まずは関係各方面と協議して日時を決めてしまいます。春闘時などの多忙時を避け、定期大会の開催に合わせるケースもあります。前後１年以内であれば、あえて結成日時に合わせる必要はありません。 |
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人数規模の概算
この段階では1人単位で人数を確定させる必要はありません。200人なら200人、300人なら300人とある程度の概算を決めてしまいます。そのうえで会場の規模などを検討していきます。また、予算の関係でも概算で人数を出してから考えると検討がスムーズに運びます。 |
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会場の確保
日時、人数規模を決定したら、会場を押さえます。ホテルの場合には大安の休日などは利用が集中しますので、日時が決定次第、おおよその人数を告げて仮押さえします。（細かい打ち合わせは後ほどでかまいません） |
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出席者名簿の作成
組合、会社、上部団体、OB、その他関係者の名簿を作成します。組合員に参加してもらう場合、どのような基準で参加者を選定するのか、組合員が納得できる基準を設定し、告知することも必要です。 |
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案内状の作成・送付
案内状を作成し、出席者名簿に従い送付します。出欠確認の返信葉書、会場案内図も同封します。案内状は、遅くとも開催日の１ヶ月前に先方に届くようにします。また、返信書は開催日の２週間前に返していただくよう案内状に明記します。 |
